Tutto il back-office, un'unica login.
Il portale web su misura di FeelEat offre ai clienti un'unica piattaforma per gli ordini, le pianificazioni del personale, i fascicoli dei dipendenti, le richieste di buoni acquisto e le prenotazioni di eventi — aggiornamenti in tempo reale, operazioni snelle, un'interfaccia intuitiva.
La crescita aveva trasformato il back-office in un centralino telefonico.
Quando l'attività aziendale di FeelEat ha superato i duecento clienti, il carico operativo è cresciuto con essa: ordini via e-mail, pianificazioni nei fogli di calcolo, buoni acquisto per telefono, prenotazioni di eventi nella casella di posta di chiunque le intercettasse. Ogni attività funzionava — e ogni attività richiedeva un passaggio umano nel mezzo.
Il Portale ERP ha eliminato il passaggio: clienti e personale gestiscono ordini, pianificazioni, fascicoli, buoni ed eventi direttamente, con aggiornamenti in tempo reale che alimentano la base operativa di FeelEat. Pensato per l'efficienza e la flessibilità, abbastanza semplice perché nessuno abbia bisogno di formazione per adottarlo.
Il portale è diventato il sistema operativo quotidiano di FeelEat. Ordini, pianificazioni, fascicoli, buoni e prenotazioni di eventi vivono nello stesso posto, sotto dashboard in tempo reale — circa dodici ore guadagnate per dipendente a settimana, e una riconciliazione delle vendite ridotta da due giorni a quattro ore per oltre 200 clienti corporate.
Il passaggio manuale è una tassa sulla crescita.
Ogni ordine, pianificazione e buono acquisto passava per una casella di posta umana prima di raggiungere il sistema.
Il back-office era un centralino telefonico.
Superati i duecento clienti aziendali, ogni flusso richiedeva ancora una persona nel mezzo.
- Ordini via e-mail — reinseriti dal personale in sistemi che i clienti non vedevano mai.
- Pianificazioni nei fogli di calcolo — versionate per nome di file, riconciliate a memoria.
- Buoni per telefono — richieste in coda nella casella di posta di chiunque le intercettasse.
- Maratone di riconciliazione — chiudere le vendite richiedeva due giorni di incroci.
Self-service su un'unica base operativa.
Clienti e personale agiscono direttamente nel portale; ogni modifica alimenta l'ERP di FeelEat in tempo reale.
- Cinque moduli, una login — ordini, pianificazioni, fascicoli, buoni acquisto e prenotazioni di eventi.
- Sincronizzazione in tempo reale — ogni azione atterra istantaneamente nella base operativa.
- Zero formazione richiesta — l'adozione attraverso la semplicità — l'interfaccia si spiega da sé.
- La riconciliazione diventata un report — due giorni di incroci diventati una revisione di quattro ore.
Cinque flussi di lavoro, un solo portale.
Ogni modulo ha sostituito una casella di posta, un foglio di calcolo o una coda telefonica.
Gestione degli ordini
I clienti aziendali inoltrano, modificano e seguono i loro ordini in self-service — con controlli operativi integrati.
Pianificazioni del personale
I piani di servizio gestiti nel portale, con aggiornamenti in tempo reale per le persone coinvolte.
Fascicoli dei dipendenti
Un fascicolo aggiornato e ad accesso controllato per dipendente — basta versioni parallele di fogli di calcolo.
Richieste di buoni acquisto
Richieste, approvazioni ed emissioni scorrono nel sistema con una traccia di audit completa.
Prenotazioni di eventi
Catering ed eventi gestiti end-to-end — dalla richiesta alla conferma e alla fatturazione.
Dashboard operative in tempo reale
Le operazioni vedono domanda, pianificazioni e prenotazioni in tempo reale — si pianifica su oggi, non sulla scorsa settimana.
Eliminare il passaggio, modulo per modulo.
Quattro fasi, con i team che ci vivono ogni giorno a plasmare ogni schermata.
Concezione
Audit di ogni passaggio del back-office — chi reinserisce cosa, da dove, verso quale sistema.
Design
Una UX progettata modulo per modulo con i team che l'avrebbero usata ogni giorno.
Sviluppo
Il portale sulla base ERP di FeelEat — cinque moduli con aggiornamenti in tempo reale.
Deployment
Rollout progressivo dei moduli presso 200+ clienti aziendali, senza pause di servizio.
Cosa ci ha tenuti svegli la notte.
I problemi che decidevano se il prodotto funzionasse, punto.
Sostituire abitudini, non solo strumenti
I clienti ordinavano via e-mail da anni. Il portale doveva battere l'abitudine — meno clic dell'e-mail che sostituiva.
Una base, molti consumatori
Ordini, paghe, buoni ed eventi toccano gli stessi record ERP. La sincronizzazione in tempo reale senza race condition è stata il baricentro del progetto.
Permessi che riflettono l'organizzazione
200+ clienti aziendali, ciascuno con i propri ruoli e catene di approvazione, espressi in un unico modello di permessi.
Stack tecnologico.
Un'unica base sotto gli ordini, il personale e la fatturazione.
I numeri che i proprietari tengono d’occhio.
Il portale ha restituito ore a ogni team che ha toccato — ogni settimana, senza eccezioni.
Il lavoro di passaggio manuale eliminato in tutto il team operativo.
La chiusura di fine mese è passata da giorni di archeologia a un pomeriggio.
Il portale fa crescere il back-office senza far crescere l'organico.
“Abbiamo sostituito quattro fogli di calcolo e due strumenti commerciali con ciò che CODT ha costruito. Il team si fida del sistema, la finanza si fida dei numeri — e io dormo meglio.”
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