पूरा बैक-ऑफ़िस, एक ही लॉगिन।
FeelEat का कस्टम-निर्मित वेब पोर्टल क्लाइंट को ऑर्डर, स्टाफ शेड्यूल, कर्मचारी फ़ाइलें, वाउचर अनुरोध और इवेंट बुकिंग के लिए एक ही प्लेटफ़ॉर्म देता है — रियल-टाइम अपडेट, सुव्यवस्थित संचालन, एक सहज इंटरफ़ेस।
विकास ने बैक-ऑफ़िस को एक टेलीफ़ोन एक्सचेंज में बदल दिया था।
जब FeelEat का कॉर्पोरेट कारोबार दो सौ क्लाइंट से आगे बढ़ गया, तो ऑपरेशनल बोझ भी उसके साथ बढ़ा: ई-मेल से ऑर्डर, स्प्रेडशीट में शेड्यूल, फ़ोन पर वाउचर, जिसके भी इनबॉक्स में पहुँचें वहाँ इवेंट बुकिंग। हर गतिविधि चलती थी — और हर गतिविधि के बीच में एक इंसानी कदम की ज़रूरत होती थी।
ERP पोर्टल ने उस कदम को खत्म कर दिया: क्लाइंट और स्टाफ ऑर्डर, शेड्यूल, फ़ाइलें, वाउचर और इवेंट सीधे संभालते हैं, रियल-टाइम अपडेट के साथ जो FeelEat के ऑपरेशनल बेस को डेटा देते हैं। दक्षता और लचीलेपन के लिए सोचा गया, इतना सरल कि इसे अपनाने के लिए किसी को प्रशिक्षण की ज़रूरत न पड़े।
पोर्टल FeelEat का रोज़मर्रा का ऑपरेटिंग सिस्टम बन गया। ऑर्डर, शेड्यूल, फ़ाइलें, वाउचर और इवेंट बुकिंग एक ही जगह रहते हैं, रियल-टाइम डैशबोर्ड के नीचे — प्रति कर्मचारी प्रति सप्ताह करीब बारह घंटे की बचत, और 200 से ज़्यादा कॉर्पोरेट क्लाइंट के लिए बिक्री मिलान दो दिन से घटकर चार घंटे।
मैनुअल कदम विकास पर एक कर है।
हर ऑर्डर, शेड्यूल और वाउचर सिस्टम तक पहुँचने से पहले एक इंसानी इनबॉक्स से गुज़रता था।
बैक-ऑफ़िस एक टेलीफ़ोन एक्सचेंज था।
दो सौ कॉर्पोरेट क्लाइंट पार करने के बाद भी, हर प्रवाह को बीच में एक व्यक्ति की ज़रूरत होती थी।
- ई-मेल से ऑर्डर — स्टाफ द्वारा उन सिस्टमों में दोबारा दर्ज किए जाते थे जिन्हें क्लाइंट कभी देखते ही नहीं थे।
- स्प्रेडशीट में शेड्यूल — फ़ाइल नाम के हिसाब से वर्ज़न किए गए, याददाश्त के सहारे मिलाए गए।
- फ़ोन पर वाउचर — जिसके भी इनबॉक्स में पहुँचें वहाँ कतार में लगे अनुरोध।
- मिलान के मैराथन — बिक्री बंद करने में दो दिन की क्रॉस-चेकिंग लगती थी।
एक ही ऑपरेशनल बेस पर सेल्फ-सर्विस।
क्लाइंट और स्टाफ सीधे पोर्टल में काम करते हैं; हर बदलाव FeelEat के ERP को रियल-टाइम में डेटा देता है।
- पाँच मॉड्यूल, एक लॉगिन — ऑर्डर, शेड्यूल, फ़ाइलें, वाउचर और इवेंट बुकिंग।
- रियल-टाइम सिंक्रनाइज़ेशन — हर क्रिया तुरंत ऑपरेशनल बेस में पहुँचती है।
- शून्य प्रशिक्षण की ज़रूरत — सरलता के ज़रिए अपनाया जाना — इंटरफ़ेस खुद को समझा देता है।
- मिलान एक रिपोर्ट में बदल गया — दो दिन की क्रॉस-चेकिंग चार घंटे की एक समीक्षा बन गई।
पाँच वर्कफ़्लो, एक ही पोर्टल।
हर मॉड्यूल ने एक इनबॉक्स, एक स्प्रेडशीट या एक फ़ोन कतार की जगह ली।
ऑर्डर प्रबंधन
कॉर्पोरेट क्लाइंट अपने ऑर्डर सेल्फ-सर्विस में भेजते, बदलते और ट्रैक करते हैं — अंतर्निहित ऑपरेशनल जाँच के साथ।
स्टाफ शेड्यूल
ड्यूटी योजनाएँ पोर्टल में संभाली जाती हैं, संबंधित लोगों के लिए रियल-टाइम अपडेट के साथ।
कर्मचारी फ़ाइलें
प्रति कर्मचारी एक अपडेटेड और एक्सेस-नियंत्रित फ़ाइल — स्प्रेडशीट के समानांतर वर्ज़न खत्म।
वाउचर अनुरोध
अनुरोध, अनुमोदन और जारी करना एक पूर्ण ऑडिट ट्रेल के साथ सिस्टम में बहते हैं।
इवेंट बुकिंग
कैटरिंग और इवेंट एंड-टू-एंड संभाले जाते हैं — अनुरोध से लेकर पुष्टि और बिलिंग तक।
रियल-टाइम ऑपरेशनल डैशबोर्ड
ऑपरेशंस मांग, शेड्यूल और बुकिंग रियल-टाइम में देखते हैं — आज पर योजना बनती है, पिछले हफ़्ते पर नहीं।
उस कदम को खत्म करना, मॉड्यूल-दर-मॉड्यूल।
चार चरण, हर स्क्रीन को उन टीमों द्वारा ढाला गया जो रोज़ इसके साथ जीती हैं।
अवधारणा
बैक-ऑफ़िस के हर कदम का ऑडिट — कौन क्या, कहाँ से, किस सिस्टम में दोबारा दर्ज करता है।
डिज़ाइन
एक UX जिसे मॉड्यूल-दर-मॉड्यूल उन टीमों के साथ डिज़ाइन किया गया जो इसे रोज़ इस्तेमाल करेंगी।
विकास
FeelEat के ERP बेस पर पोर्टल — रियल-टाइम अपडेट वाले पाँच मॉड्यूल।
डिप्लॉयमेंट
200+ कॉर्पोरेट क्लाइंट के पास मॉड्यूलों का क्रमिक रोलआउट, बिना किसी सेवा रुकावट के।
जिसने हमारी नींद उड़ा दी।
वे समस्याएँ जो तय करती थीं कि प्रोडक्ट काम करता है या नहीं, बस इतना।
आदतें बदलना, केवल उपकरण नहीं
क्लाइंट सालों से ई-मेल से ऑर्डर करते आ रहे थे। पोर्टल को आदत को मात देनी थी — जिस ई-मेल की जगह ले रहा था उससे कम क्लिक।
एक बेस, कई उपभोक्ता
ऑर्डर, वेतन, वाउचर और इवेंट उन्हीं ERP रिकॉर्ड को छूते हैं। रेस कंडीशन के बिना रियल-टाइम सिंक्रनाइज़ेशन इस प्रोजेक्ट का केंद्र-बिंदु रहा।
ऐसे अनुमतियाँ जो संगठन को दर्शाएँ
200+ कॉर्पोरेट क्लाइंट, हर एक की अपनी भूमिकाएँ और अनुमोदन श्रृंखलाएँ, एक ही अनुमति मॉडल में व्यक्त।
टेक स्टैक।
ऑर्डर, स्टाफ और बिलिंग के नीचे एक ही बेस।
वे आँकड़े जिन्हें मालिक देखते हैं।
पोर्टल ने हर उस टीम को घंटे लौटाए जिसे उसने छुआ — हर सप्ताह, बिना किसी अपवाद के।
मैनुअल कदम वाला काम पूरी ऑपरेशनल टीम में खत्म कर दिया गया।
महीने के अंत का क्लोज़िंग दिनों की पुरातत्व-खुदाई से एक दोपहर में बदल गया।
पोर्टल स्टाफ बढ़ाए बिना बैक-ऑफ़िस को बढ़ाता है।
“हमने चार स्प्रेडशीट और दो व्यावसायिक उपकरणों की जगह वही रखा जो CODT ने बनाया। टीम सिस्टम पर भरोसा करती है, फ़ाइनेंस आंकड़ों पर भरोसा करता है — और मैं बेहतर सोता हूँ।”
एक्सप्लोर करते रहें।
यहाँ का हर प्रोजेक्ट लाइव है, इसके लिए भुगतान हुआ है, और यह अपने मालिकों के लिए राजस्व कमा रहा है।
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